Ab 2028 reicht eine PDF-Rechnung an Geschäftskunden nicht mehr. Wen es wann trifft, wer ausgenommen ist und wie du es direkt in WordPress erledigst.
Gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach.
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Senden darfst du noch Papier oder PDF (PDF nur, wenn dein Kunde zustimmt).
Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen senden. Alle darunter dürfen 2027 noch PDF oder Papier nutzen.
Rechnungen an Unternehmen über 250 € brutto müssen E-Rechnungen sein. Das gilt auch für Freiberufler und Kleinstbetriebe, die Umsatzsteuer ausweisen.
Nicht betroffen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Rechnungen an Privatkunden, Rechnungen bis 250 € brutto und viele steuerfreie Leistungen (z. B. von Ärztinnen und Ärzten). Mehr für Kleinunternehmer: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Höchstens drei Fragen.
Als Kleinunternehmer darfst du weiter normale PDF-Rechnungen schicken. Zwei Dinge gelten trotzdem:
Rechnungen an Privatleute fallen nicht unter die Pflicht. Sobald du aber einmal ein Unternehmen als Kunden hast, gilt für diese Rechnung der Zeitplan oben. Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute können.
Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz endet deine Übergangszeit am 31.12.2026. Ab dann müssen Rechnungen an Geschäftskunden über 250 € brutto E-Rechnungen sein, zum Beispiel ZUGFeRD.
Bis 31.12.2027 darfst du noch PDF-Rechnungen schicken (wenn dein Kunde zustimmt). Ab 1. Januar 2028 müssen Rechnungen an Geschäftskunden über 250 € brutto E-Rechnungen sein.
Tipp: Stell schon 2027 um, dann läuft alles, wenn die Pflicht kommt.
Vereinfachte Darstellung nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums. Sonderfälle (z. B. steuerfreie Umsätze, Vereine, Rechnungen an Behörden) prüfe bitte mit deiner Steuerberatung.
Der häufigste Irrtum: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.
Ein Mensch kann es lesen, eine Buchhaltungssoftware nicht zuverlässig. Ab 2028 reicht das an Geschäftskunden nicht mehr.
Sieht aus wie deine gewohnte Rechnung, enthält aber zusätzlich alle Daten maschinenlesbar (XML nach EN 16931). Dein Kunde kann sie wie gewohnt lesen, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch ein.
Daneben gibt es XRechnung (nur XML, ohne lesbares PDF). Die brauchst du vor allem für Rechnungen an Behörden.
KleinBooks ist ein Rechnungsprogramm als Plugin für deine eigene WordPress-Website. Mit Pro wird jede Rechnung automatisch zur E-Rechnung.
Nein. Ein reines PDF gilt als „sonstige Rechnung“. Bis Ende 2026 (bei bis zu 800.000 € Umsatz bis Ende 2027) darfst du es an Geschäftskunden noch schicken, wenn sie zustimmen. Danach muss es eine E-Rechnung wie ZUGFeRD oder XRechnung sein.
Du musst keine E-Rechnungen schreiben, aber empfangen können. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Bewahre empfangene E-Rechnungen im Originalformat auf (XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF), nicht nur als Ausdruck.
Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) müssen keine E-Rechnung sein, auch nach 2028 nicht.
Dann ist deine Rechnung nicht ordnungsgemäß. Das trifft vor allem deinen Kunden: Er kann daraus unter Umständen keine Vorsteuer ziehen und wird eine korrekte Rechnung von dir verlangen.
Meist nicht. ZUGFeRD ist für Rechnungen zwischen Unternehmen zugelassen. XRechnung brauchst du vor allem, wenn du an Behörden abrechnest. KleinBooks erstellt derzeit ZUGFeRD, keine XRechnung.
Quelle: Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026), BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Ratgeber ist eine vereinfachte Erklärung und keine Steuerberatung.
Rechnungen kostenlos in WordPress. E-Rechnung mit Pro für 69 € im Jahr.