E-Rechnung 2026 für Kleinunternehmer: Empfangen ja, Ausstellen nein [Fristen & Formate]

Die E-Rechnung kommt — aber was heißt das konkret für dich als Kleinunternehmer? Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Die gute Nachricht vorweg: Als Kleinunternehmer nach §19 UStG musst du E-Rechnungen zwar empfangen können, beim Ausstellen bist du aber ausgenommen. In diesem Artikel erfährst du, welche Fristen gelten, welche Formate es gibt und wann die E-Rechnung für dich trotzdem relevant wird.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Rechnung per E-Mail. Laut dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde, muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das bedeutet: maschinenlesbare Daten, die automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können.

Die zwei in Deutschland gängigsten Formate sind:

• ZUGFeRD 2.x (ab Profil EN 16931): Ein hybrides Format — die Rechnung ist gleichzeitig eine normale PDF-Datei und enthält eingebettete XML-Daten. Dein Kunde sieht eine ganz normale Rechnung, aber seine Software kann die Daten automatisch einlesen.
• XRechnung: Ein reines XML-Format ohne PDF-Komponente. Wird vor allem im öffentlichen Sektor und bei Behörden eingesetzt.

Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind gleichwertig anerkannt.

Der Zeitplan: Wann gilt was?

Die Einführung erfolgt stufenweise. Die wichtigsten Daten:

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

• Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
• Das gilt auch für Kleinunternehmer — ein E-Mail-Postfach, in dem du E-Rechnungen annehmen kannst, reicht dafür aus
• Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen (und für Kleinunternehmer eine Ausnahme, siehe unten)

Übergangsfrist bis 31. Dezember 2026

• Papierrechnungen und „normale" PDF-Rechnungen dürfen weiterhin versendet werden
• PDF-Rechnungen brauchen dafür die Zustimmung des Empfängers — die in der Praxis meist stillschweigend vorliegt

Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden
• Regelbesteuerte Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen
• EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig

Ab 1. Januar 2028

• Alle regelbesteuerten Unternehmen müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung im strukturierten Format ausstellen
• Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben vom Ausstellen weiterhin ausgenommen

Sind Kleinunternehmer wirklich betroffen?

Nur teilweise. Beim Empfangen ja: Seit dem 1. Januar 2025 musst du als Unternehmer — auch als Kleinunternehmer — E-Rechnungen annehmen können. Beim Ausstellen nein: Rechnungen von Kleinunternehmern nach §19 UStG sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024). Du darfst also auch nach 2027 und 2028 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.

Darüber hinaus gelten für alle Unternehmen zwei wichtige Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
• B2C-Rechnungen (Rechnungen an Privatpersonen) sind nicht betroffen

Relevant wird das Ausstellen von E-Rechnungen für dich in zwei Fällen: wenn du die §19-Grenzen überschreitest und regelbesteuert wirst — dann gelten die Fristen oben auch für dich — oder wenn Geschäftskunden freiwillig eine E-Rechnung von dir wünschen, weil ihre Buchhaltung sie automatisch verarbeiten kann.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format ist das richtige?

Für die meisten Freelancer und kleinen Unternehmen ist ZUGFeRD 2.2 die bessere Wahl. Der Grund: ZUGFeRD kombiniert eine normale, lesbare PDF-Rechnung mit den maschinenlesbaren XML-Daten. Dein Kunde kann die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen — und seine Buchhaltungssoftware kann die Daten gleichzeitig automatisch verarbeiten.

XRechnung ist ein reines Datenformat ohne visuelle Komponente. Es wird vor allem bei öffentlichen Auftraggebern (Behörden, Kommunen, Bundeseinrichtungen) verlangt. Wenn du nicht an den öffentlichen Sektor lieferst, brauchst du XRechnung in der Regel nicht.

Was musst du jetzt konkret tun?

Sofort (seit Januar 2025)

1. E-Rechnungen empfangen können: Stelle sicher, dass du ein E-Mail-Postfach hast, an das Lieferanten E-Rechnungen senden können. Du brauchst keine spezielle Software zum Empfang — ein normales E-Mail-Postfach reicht.
2. E-Rechnungen aufbewahren: Speichere empfangene E-Rechnungen im Originalformat (nicht nur als Ausdruck). Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre gemäß §14b UStG.

Solange du Kleinunternehmer bist

1. Weiter wie bisher: Du darfst deine Rechnungen weiterhin als PDF oder auf Papier verschicken — mit allen Pflichtangaben und dem §19-Hinweis.
2. Umsatz im Blick behalten: Überschreitest du die Grenzen von 25.000 Euro (Vorjahr) bzw. 100.000 Euro (laufendes Jahr), wirst du regelbesteuert — und dann gilt die E-Rechnungspflicht auch für dich.
3. Kundenwünsche prüfen: Frag bei größeren Geschäftskunden nach, ob sie E-Rechnungen bevorzugen. Freiwillig darfst du jederzeit E-Rechnungen ausstellen.

Was passiert bei regelbesteuerten Unternehmen, die die Fristen nicht einhalten?

Für regelbesteuerte Unternehmen gilt: Nach Ablauf der Übergangsfristen sind nicht-konforme B2B-Rechnungen formal keine ordnungsgemäßen Rechnungen mehr. Für die Geschäftskunden kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Deshalb werden Kunden E-Rechnungen aktiv einfordern — von regelbesteuerten Lieferanten.

Direkte Bußgelder für die Nichtausstellung von E-Rechnungen sind aktuell nicht vorgesehen. Allerdings können sich steuerrechtliche Konsequenzen bei einer Betriebsprüfung ergeben, wenn Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Als Kleinunternehmer betrifft dich das beim Ausstellen nicht — deine Kunden können aus deinen Rechnungen ohnehin keine Vorsteuer ziehen.

Wie KleinBooks dir bei der E-Rechnung hilft

Mit der kostenlosen Version von KleinBooks schreibst du Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG als PDF — genau das, was du als Kleinunternehmer brauchst. Wenn du wächst, wechselst du in KleinBooks mit einem bestätigten Klick in die Regelbesteuerung. KleinBooks Pro erstellt dann ZUGFeRD-2.2-E-Rechnungen (Factur-X) direkt aus deinem WordPress heraus — mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten.

Das bedeutet für dich:

• Keine extra Software: Du erstellst deine Rechnungen wie gewohnt in KleinBooks — mit Pro wird das ZUGFeRD-Format automatisch generiert.
• Rechtskonforme Rechnungen: Alle Pflichtangaben nach §14 UStG, korrekte §19-Hinweise und fortlaufende Rechnungsnummern sind automatisch enthalten — schon kostenlos.
• DATEV-Export (Pro): Zusätzlich zur E-Rechnung erstellt KleinBooks Pro DATEV-Buchungsstapel, die dein Steuerberater direkt importieren kann.
• Wächst mit: Heute Kleinunternehmer, morgen mit Umsatzsteuer — du musst die Software nicht wechseln, wenn die E-Rechnungspflicht für dich greift.

Fazit: Empfangen ja, Ausstellen erst, wenn du wächst

Als Kleinunternehmer musst du E-Rechnungen seit 2025 empfangen können — ausstellen musst du sie nicht, auch nicht ab 2027 oder 2028. Relevant wird die Ausstellungspflicht erst, wenn du die §19-Grenzen überschreitest und regelbesteuert wirst. Wer vorbereitet ist, wechselt dann ohne Stress. Und wer Geschäftskunden hat, die E-Rechnungen bevorzugen, kann sie schon heute freiwillig ausstellen.

Unser Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die mit dir wächst. Mit KleinBooks schreibst du Angebote und Rechnungen kostenlos in WordPress; KleinBooks Pro (69 €/Jahr inkl. USt., 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte) ergänzt ZUGFeRD 2.2, DATEV-Export, GoBD-Festschreibung und UStVA.

Die E-Rechnung ist nur ein Baustein deiner Buchhaltung als Kleinunternehmer. In unserem kompletten Buchhaltungsguide findest du alle weiteren Themen — von der EÜR über GoBD bis zum DATEV-Export.