Rechnung Kleinunternehmer 2026: 7 Pflichtangaben [+ Vorlage]

Eine Rechnung ist nicht einfach nur ein Dokument mit einem Betrag. Das deutsche Steuerrecht stellt klare Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung — und als Kleinunternehmer musst du zusätzliche Besonderheiten beachten. In diesem Artikel erfährst du, welche Pflichtangaben auf jede Rechnung gehören und was speziell für §19-Unternehmer gilt.

Die gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz definiert in §14 genau, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Diese Pflichtangaben gelten für alle Unternehmer — auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG:

1. Vollständiger Name und Anschrift

• Dein Name und Adresse als Rechnungssteller
• Name und Adresse des Kunden (Rechnungsempfänger)
• Bei Unternehmen: Firmenname wie im Handelsregister

2. Steuernummer oder USt-IdNr.

• Deine Steuernummer vom Finanzamt, oder
• Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
• Als Kleinunternehmer reicht die normale Steuernummer

3. Rechnungsdatum

• Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
• Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

• Jede Rechnung braucht eine einmalige Nummer
• Muss innerhalb deines Unternehmens eindeutig sein
• Lücken sind problematisch (GoBD)
• Format ist frei wählbar (z.B. 2026-001, RE-0001, etc.)

5. Leistungsbeschreibung

• Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
• Muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein
• "Beratung" ist zu ungenau — besser: "SEO-Beratung für Website xyz.de, 3 Stunden"

6. Leistungsdatum oder -zeitraum

• Wann wurde die Leistung erbracht?
• Bei Dienstleistungen: Zeitraum (z.B. "Januar 2026")
• Bei Lieferungen: Lieferdatum
• Kann auch "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" heißen

7. Entgelt (Nettobetrag)

• Der Betrag ohne Umsatzsteuer
• Bei Kleinunternehmern: Netto = Brutto (keine USt)
• Nach Steuersätzen getrennt aufführen (falls relevant)

Die Besonderheit für Kleinunternehmer: Der §19-Hinweis

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Aber Achtung: Du musst auf der Rechnung erklären, warum keine Steuer ausgewiesen wird. Das Gesetz verlangt einen entsprechenden Hinweis.

Der Pflichthinweis

Formulierungen, die das Finanzamt akzeptiert:

• "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß §19 UStG."
• "Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Was passiert ohne den Hinweis?

Fehlt der §19-Hinweis, ist die Rechnung nicht automatisch ungültig. Aber:

• Der Kunde könnte fälschlicherweise Vorsteuer geltend machen wollen
• Bei einer Betriebsprüfung gibt es Rückfragen
• Im schlimmsten Fall: Streit mit dem Finanzamt

Also: Immer den Hinweis draufschreiben. KleinBooks fügt ihn automatisch ein.

Kleinbetragsrechnungen: Vereinfachte Regeln bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto (früher 150 Euro) gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV:

Diese Angaben reichen bei Kleinbetragsrechnungen:

• Dein Name und Anschrift
• Ausstellungsdatum
• Leistungsbeschreibung (Menge und Art)
• Bruttobetrag
• Steuersatz (bei Kleinunternehmern: §19-Hinweis)

Diese Angaben können entfallen:

• Name und Anschrift des Kunden
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Separate Angabe von Netto, USt und Brutto
• Steuernummer

Empfehlung: Auch bei Kleinbetragsrechnungen alle Angaben machen. Das ist professioneller und du musst nicht zwischen "kleiner" und "großer" Rechnung unterscheiden.

Häufige Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen

1. Umsatzsteuer ausweisen

Der schlimmste Fehler: Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Wer USt ausweist, schuldet sie auch dem Finanzamt — auch wenn man eigentlich Kleinunternehmer ist (§14c UStG).

2. §19-Hinweis vergessen

Siehe oben — der Hinweis ist Pflicht und schützt dich vor Missverständnissen.

3. Lücken in der Rechnungsnummer

Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein. Lücken (z.B. RE-001, RE-003 — wo ist RE-002?) führen zu Nachfragen bei der Betriebsprüfung.

4. Leistungsdatum fehlt

Oft vergessen, aber Pflicht: Wann wurde die Leistung erbracht? "Rechnungsdatum = Leistungsdatum" ist eine akzeptierte Kurzform.

5. Ungenaue Leistungsbeschreibung

"Dienstleistung" oder "Beratung" reicht nicht. Das Finanzamt will wissen, was genau geleistet wurde.

Aufbewahrungspflichten für Rechnungen

Erstellte Rechnungen (Ausgangsrechnungen) und erhaltene Rechnungen (Eingangsrechnungen) musst du 10 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres:

• Rechnung vom 15.03.2026 → Aufbewahrung bis 31.12.2036
• Rechnung vom 28.12.2026 → Aufbewahrung bis 31.12.2036

Die Aufbewahrung kann digital erfolgen — aber GoBD-konform. Das Original-Format muss erhalten bleiben: Eine PDF-Rechnung per E-Mail darf nicht nur ausgedruckt archiviert werden.

Rechnungen stornieren und korrigieren

Fehler passieren. Aber wie korrigiert man eine Rechnung richtig?

Rechnung noch nicht bezahlt

• Stornorechnung erstellen (gleiche Daten, negativer Betrag)
• Neue, korrigierte Rechnung mit neuer Nummer erstellen
• Beide Rechnungen aufbewahren

Rechnung bereits bezahlt

• Gutschrift oder Stornorechnung erstellen
• Differenzbetrag verrechnen oder erstatten
• Korrigierte Rechnung erstellen

Wichtig: Niemals eine Rechnung einfach "überschreiben" oder löschen. Das verstößt gegen die GoBD und kann bei der Betriebsprüfung teuer werden.

Professionelle Rechnungen mit KleinBooks

KleinBooks erstellt Rechnungen, die alle Pflichtangaben automatisch enthalten:

• §19-Hinweis: Wird automatisch eingefügt
• Fortlaufende Nummern: Lückenlos und eindeutig
• Pflichtangaben: Alle Felder nach §14 UStG
• ZUGFeRD: E-Rechnung-ready für 2025/2026
• GoBD-konform: Stornos mit Korrekturbeleg
• DATEV-Export: Direkt zum Steuerberater

Fazit: Rechnungen richtig stellen

Die Pflichtangaben auf Rechnungen sind kein Hexenwerk. Als Kleinunternehmer musst du die gleichen Grundangaben machen wie jeder andere Unternehmer — plus den §19-Hinweis. Mit der richtigen Software passieren keine Fehler.

KleinBooks nimmt dir die Arbeit ab: Alle Pflichtangaben werden automatisch eingefügt, Rechnungsnummern lückenlos vergeben, und der §19-Hinweis ist immer dabei. Dazu ZUGFeRD E-Rechnungen für die kommende E-Rechnungspflicht.